Aufgaben

• Im Duo mit unserer aktuellen Office Managerin bist du verantwortlich für das Caretaking & Feel Good-Management und gestaltest aktiv die Unternehmenskultur weiter
• Du empfängst Kund*innen und Gäst*innen, übernimmst die Telefonzentrale sowie die allgemeine Korrespondenz
• Du verantwortest im Tagesgeschäft eigenständig das Office Management und allgemeine Bürotätigkeiten: Koordination von Dienstleister*innen, Bestellungen, Postverwaltung sowie Termin- und Reisekoordination  
• Du stellst reibungslose Abläufe im Office-Alltag sicher inkl. der Vorbereitung von Meetingräumen, technischer Ausstattung sowie Verpflegung und Bewirtung von Kund*innen, Gäst*innen und Mitarbeiter*innen 
• Du unterstützt die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
• Du übernimmst die Administration von Verträgen, Lizenzen und IT-Equipment inkl. der Nachhaltung von Fristen und Beständen
• Du planst und führst interne Events, Teamaktiviäten und Agenturveranstaltungen durch
• Du wirkst an Prozessen zur Effizienzsteigerung mit und entwickelst interne Abläufe weiter

Qualifikation

• Du bist eine People-Person und Organisationsprofi mit ausgeprägtem Dienstleistungsgedanken und Freude daran, ein besonderes Arbeitsumfeld zu gestalten
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder in der Agenturbranche
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace / G-Suite, MS Office, ggf. ersten ERP-Systemen)
• Interesse an kaufmännischen Prozessen, idealerweise Kenntnisse in Buchhaltung oder Rechnungswesen
  Empathie, Mut, Anspruch und Kommunikationsstärke
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Schnelle Auffassungsgabe, Motivation und Teamfähigkeit
• Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Gespür für Prioritäten in einem dynamischen Umfeld, Eigenverantwortlichkeit sowie Organisationsfähigkeit
• Führerschein Klasse B erforderlich
  

Über uns

DOJO ist nicht einfach ein Unternehmen, DOJO ist ein Popculture Powerhouse mit Partner*innen in der Musikbranche, im Produktionsbereich, mit eigener Stiftung DOJO Cares und einem nennenswerten Netzwerk in der Kunst- und Kulturszene.